Btw-vrijstelling tot € 25.000 in bijberoep en Peppol (2026): wat is verplicht?
Veel zelfstandigen in bijberoep en kleine eenmanszaken maken gebruik van de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (artikel 56bis WBTW, jaaromzet onder € 25.000). Het misverstand dat je dan niets met Peppol te maken hebt, zorgt in 2026 voor geblokkeerde leveranciersfacturen.
| Verplichting in 2026 | Btw-vrijgesteld (< € 25.000 omzet) | Volledig btw-plichtig (kwartaalaangifte) |
|---|---|---|
| Peppol aankoopfacturen ontvangen (B2B) | Verplicht: Belgische leveranciers (telecom, energie, groothandel) sturen via Peppol (0208:KBO) | Verplicht voor alle binnenlandse B2B-aankoopfacturen |
| Peppol verkoopfacturen verzenden naar B2B-klanten | Wettelijk verplicht zodra je aan een Belgische btw-plichtige onderneming factureert | Wettelijk verplicht voor alle Belgische B2B-verkoopfacturen |
| Factuurvermelding btw | Verplichte vermelding: Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk. | Standaard btw-tarief (21%, 12% of 6%) of verlegging van heffing |
| Btw-aftrek op software en aankopen | Geen btw-recuperatie (je trekt wel het volledige bedrag incl. btw af in de personenbelasting) | 100% btw-recuperatie op software + aftrek excl. btw in de personenbelasting |
| Jaarlijkse klantenlisting (vóór 31 maart) | Verplicht indien je voor meer dan € 250 aan een Belgische btw-klant leverde (anders nihil-melding weggevallen) | Verplicht elk jaar vóór 31 maart via Intervat |
Drempelchecker: € 25.000 vrijstellingsgrens & pro-rata startjaar
Start je in de loop van het kalenderjaar met je bijberoep? Dan wordt het plafond van € 25.000 strikt pro rata berekend op basis van het aantal kalenderdagen.
1. Waarom je als btw-vrijgestelde zelfstandige toch een Peppol-registratie nodig hebt
Onder de kleineondernemersregeling (artikel 56bis van het Btw-wetboek) reken je geen btw aan op je uitgaande facturen en dien je geen driemaandelijkse btw-aangiftes in. Je beschikt echter wel over een actief ondernemingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) met de vermelding van je btw-hoedanigheid.
Jouw Belgische leveranciers (zoals Proximus, Telenet, Engie, groothandels, leasingmaatschappijen en softwareleveranciers) zijn sinds 2026 wettelijk verplicht om al hun zakelijke klanten via het Peppol-netwerk te factureren. Heb je geen gekoppeld Peppol Access Point op jouw 0208-nummer, dan kunnen zij hun facturen niet afleveren of rekenen zij administratieve toeslagen aan. Bovendien moet je zelf via Peppol kunnen factureren zodra je een dienst of product levert aan een ander Belgisch bedrijf.
2. Hoeveel kost een Peppol-oplossing onder de grens van € 25.000?
Omdat je als btw-vrijgestelde ondernemer de 21% btw op je softwarekosten niet kunt terugvorderen via een btw-aangifte, mag het volledige bedrag inclusief btw als beroepskost worden afgetrokken in deel II van je aangifte personenbelasting. Daarmee bespaar je direct op je personenbelasting én verlaag je de berekeningsbasis voor je sociale bijdragen bij Xerius, Liantis of Acerta.
Voor wie enkel een handvol kosten per maand heeft, volstaat het gratis plan van Accountable of Odoo Facturatie. Wil je dat je software automatisch waarschuwt wanneer je in de buurt van het plafond van € 25.000 (of de pro-rata grens in je eerste jaar) komt én je jaarlijkse klantenlisting voorbereidt, dan zijn Accountable Facturatie Plus (€ 118,80/jaar excl. btw) en het btw-vrijgestelde jaarplan van Dexxter (€ 220/jaar excl. btw) de twee referenties in België.
3. Wat gebeurt er als je in de loop van het jaar boven € 25.000 omzet stijgt?
De grens van € 25.000 geldt per kalenderjaar op je totale Belgische omzet exclusief btw (vrijgestelde handelingen zoals bepaalde medische of culturele prestaties volgens artikel 44 WBTW tellen niet mee, tenzij ze nevenactiviteiten zijn). Start je op 1 juli, dan bedraagt je drempel voor dat eerste kalenderjaar exact de helft (184/365 van € 25.000, ofwel € 12.602,74).
Zodra je tijdens een facturatie-opdracht merkt dat het totaalbedrag boven de grens uitkomt, moet je het bevoegde btw-kantoor onmiddellijk op de hoogte brengen en al op het volledige bedrag van die overschrijdende factuur btw aanrekenen. Goede Belgische Peppol-pakketten tonen een live voortgangsbalk van je € 25.000-plafond zodat je nooit onverwacht btw uit eigen zak moet bijpassen.